|
 |
         |
 |
 |
 |
"človek ustvari idejo, nekaj ljudi idejo opredeli v projektu
in skupina ljudi projekte izvede!"
(Gregor Hauc, 1993) |
I. del : Pojmi, odgovornosti
Kaj je projektno vodenje?
Nič drugega kot spretno vodenje ljudi, sredstev in vplivov iz okolja, ki
morajo v časovno opredeljenem terminu doseči zastavljene cilje in
izdelati proizvod ali storitev. Projektno vodenje je nastalo pred
približno 70 leti, po eni teoriji izhaja iz vojske, po drugi kot odgovor
japonske do amerike v času pospešene industrializacije, po tretji
varianti kot .... . Veliko je teorij o nastanku vodenja projektov.
Bistvo je v tem, da se za dosego določenega večjega cilja vnaprej vse
dogovori, skomunicira, vizualizira in podrobno načrtuje, da lahko potem
posamezniki vsak zase in seveda skupaj z ostalimi doseže končni cilj
projekta.
Enostavno?
Ne, niti približno ne. Zato ne, ker vsak človek je bitje zase. Najtežje
je ustvariti iz posameznikov skupino, ki lahko naredi več kot
posameznik. V tem je bistvo projektnega vodenja. Sam se ukvarjam s
projekti preko dvajset let. Po šestih do osmih letih sem spoznal, da še
tako dober vodja projekta brez bojevnikov (članov projektne skupine) ne
more prosti gore, da pride k njemu. Ne, treba je iti na goro. In pot na
goro je včasih mučna (vreme, vzponi in padci), včasih pa je pot kot
avtocesta.
Kaj je projekt?
Projekt je enkraten proces - postopek, ki je ciljno, kadrovsko, časovno
in stroškovno omejen, jasno opredeljuje organizacijo za izvedbo, namen
in določene cilje podjetja / področja / enote in ima merljive cilje, ki
so načrtovani in omogočajo zasledovanje, ter združuje niz koordiniranih
in nadzorovanih aktivnosti (s potrjenim začetnim in končnim datumom
izvajanja aktivnosti), ki imajo naročnika in prevzemnika.
Kaj ni projekt?
Kadar lahko delo v podjetju poteka brez vzpostavitve začasne projektne
organizacije in niso izpolnjeni pogoji niti ni potrebe po oblikovanju
projekta, se projekt ne vzpostavi, temveč se delo opravi v sklopu rednih
nalog preko obstoječe organizacijske sheme podjetja.
Kakšno vlogo ima naročnik projekta?
Naročnik projekta je lahko direktor družbe ali pooblaščene osebe
(pomočnik direktorja, direktor področja,). Naročnik lahko za področje
organiziranosti vodenja projektov pooblasti tudi drugo osebo, na katero
prenese določene pristojnosti.
Naročnik ima naslednje zadolžitve:
- omogoča pripravo, izvedbo in zaključek za poslovni in finančni del projekta,
- v času svoje daljše službene ali osebne odsotnosti imenuje namestnika, ki ima določena pooblastila in ga lahko nadomešča,
- definira naloge projektnih skupin,
- s sklepom o imenovanju projektnih skupin definira naloge projekta in delegira zaposlene v projektno skupino,
- zagotovi, da bodo imenovani v projektni skupini pri nadrejenih
razbremenjeni operativnih nalog za čas prisotnosti dela na projektu,
- zagotovi prisotnost v fazi načrtovanja projekta in po potrebi daje predloge k dokumentom,
- omogoči, da bosta prvi zapis projekta in zagonski načrt
projekta predstavljena in potrjena, če sta predhodno parafirana s
strani vodje in skrbnika projekta,
- zagotovi, da bo potrjeval pogodbe in ostalo poslovno
dokumentacijo na podlagi predhodno parafiranih s strani skrbnika in
vodje projekta,
- omogoča izvedbo planiranih aktivnosti v vseh fazah projekta (delovni sestanki, delavnice, predstavitve),
- zagotovi primopredajo in zaključek projekta,
- zagotovi delovanje projektne pisarne,
- zagotovi delovanje projektnega kontrolinga,
- zagotovi delovanje projektnega informacijskega sistema.
Kdo je skrbnik projekta in kakšno vlogo ima?
Skrbnika projekta imenuje naročnik. Skrbnik projekta je lahko pomočnik
direktorja podjetja, direktorji ali vodje področij / enot ali druga
oseba, na katero lahko naročnik prenese pooblastila in odgovornost.
Skrbnik projekta je odgovoren naročniku za poslovni in organizacijski
vidik projekta. Skrbnik projekta izvaja nadzor nad izvedbo projekta v
okviru kontrolnih točk projekta. Pomaga vodji projekta pri odločanju in
komuniciranju z zunanjimi izvajalci in naročnikom.
Skrbnik projekta ima naslednje zadolžitve:
- omogoča pripravo, izvedbo in zaključek za poslovni in finančni del projekta,
- skrbnik lahko od naročnika projekta prejme določena pooblastila za odločanje na projektu,
- v času svoje daljše službene ali osebne odsotnosti imenuje namestnika, ki ima določena pooblastila in ga lahko nadomešča,
- zagotavlja vodji projekta pomoč pri finančnem delu projekta v
smislu pravočasnega zagotavljanja denarnega toka projekta in
zagotavljanja pravnih, finančnih in ostalih storitev v družbi,
- v primeru istočasne izvedbe večjega števila projektov v družbi
/ področju / enoti ali sektorju vodi koordinacijske sestanke vseh
projektnih skupin in udeležencev v času priprave in izvedbe projektov,
- potrjuje mesečna poročila o napredovanju del na projektu,
- pomaga vodji projekta, da bodo imenovani v projektnih skupinah
pri nadrejenih razbremenjeni operativnih nalog za čas prisotnosti dela
na projektu,
- zagotovi prisotnost v vseh fazah projekta pri izdelavi prvega
zapisa projekta ali zagonskega načrta projekta ter daje predloge k tem
dokumentom,
- zagotovi, da bodo vsi dokumenti projekta parafirani in posredovani naročniku,
- pomaga vodji projekta pri pripravi izvedbe projekta,
- zagotovi, da bo potrjeval predloge dokončnih dokumentov,ki so predhodno parafirani s strani vodje projekta,
- zagotovi, da bo parafiral in/ali potrjeval pogodbe in ostalo
poslovno dokumentacijo na podlagi predhodno parafiranih s strani vodje
projekta,
- omogoča izvedbo planiranih aktivnosti v fazah projekta
načrtovanja, izvedbe in zaključka (delovni sestanki, delavnice,
predstavitve, delovanje projektne pisarne).
In končno vodja projekta, oseba od katere nekatere pričakujejo čudeže. Kakšno vlogo ima?
Vodjo projekta imenuje naročnik na predlog skrbnika projekta. Vodja
projekta je za svoje delo odgovoren skrbniku projekta in ima sledeče
zadolžitve:
- je odgovoren za poslovni, finančni in strokovni del priprave, izvedbe in zaključek projekta,
- na predlog skrbnika projekta lahko vodja projekta prejme določena pooblastila za odločanje na projektu s sklepom naročnika,
- v času svoje daljše službene ali osebne odsotnosti imenuje namestnika, ki ima določena pooblastila in ga lahko nadomešča,
- zagotovi članom projektne skupine pomoč pri finančnem delu
projekta v smislu pravočasnega planiranja in zagotavljanja denarnega
toka projekta in zagotavljanja pravnih, finančnih in ostalih storitev v
družbi,
- potrjuje mesečna poročila članov projektne skupine o napredovanju del na projektu,
- pomaga, da bodo imenovani v projektnih skupinah pri nadrejenih
razbremenjeni operativnih nalog za čas prisotnosti dela na projektu,
- zagotovi prisotnost v vseh fazah načrtovanja in izvedbe projekta ter daje predloge k vsem dokumentom,
- zagotovi, da bo potrjeval predloge dokončnih dokumentov,ki so
predhodno parafirani s strani članov projektne skupine in jih pravočasno
posredoval do skrbnika projekta,
- zagotovi, da bo parafiral in/ali potrjeval pogodbe in ostalo
poslovno dokumentacijo na podlagi predhodno parafiranih s strani članov
projektne skupine (pogodbe, naročilnice, računi, poročila, ostalo) in
jih pravočasno posredoval do skrbnika projekta,
- omogoča izvedbo planiranih aktivnosti v vseh fazah projekta
(delovni sestanki, delavnice, predstavitve, delovanje projektne
pisarne),
- vodi postopek zaključevanja projekta.
Brez članov projektne skupine ne gre. Kakšno vlogo imajo?
člane projektne skupine imenuje naročnik na predlog vodje projekta.
člani projektne skupine so za svoje delo odgovorni vodji projekta. Po
zaključku projekta se projektna skupina razpusti.
član projektne skupine ima naslednje zadolžitve:
- izdela dokumente za strokovni del priprave, izvedbe in zaključka
tistega dela projekta, ki mu je določen v sklepu o imenovanju v
projektno skupino,
- zagotalja izvedbo planiranih aktivnosti v vseh fazah projekta
skladno s terminskim načrtom in na podlagi zagonskega načrta projekta
(ali prvega zapisa projekta),
- pomaga ostalim udeležencem v projektu pri strokovnem delu
projekta v smislu definiranja vsebine projekta, pravočasnega planiranja
in zagotavljanja strokovnih ter ostalih znanj in veščin iz njegovega
delovnega področja v družbi,
- pravočasno izdela mesečna poročila za vodjo projekta, skladno z
imenovanjem v projektno skupino o napredovanju del na projektu in jih
posreduje do vodje projekta,
- zagotovi prisotnost in sodeluje v vseh fazah projekta skladno z imenovanjem v projektno skupino,
- zagotovi, da bodo vsi dokumenti projekta izdelani na podlagi
najnovejših spoznanj in dejstev na strokovnem področju ob upoštevanju
zakonodaje, standardov in ostalih strokovnih znanj ter izkušenj,
- zagotovi, da bo pregledal in parafiral prejete dokumente s
strani izvajalcev in ostalih udeležencev v projektu ter jih pravočasno
posredoval do vodje projekta.
če želimo uvesti v podjetju sistem vodenja projektov, potem je smisleno
slediti sklopom in postopkom, ki so predlagani v nadaljevanju. Poglejmo
si primer podjetja, ki se je odločilo, da v nekaj mesecih vzpostavi
proces vodenja projektov kot enega izmed bistvenih procesov podjetja.
II. del : Postopki
Kaj moramo vse storiti, da vzpostavimo sistem
vodenja projektov in usposobimo bodoče vodje projktov ter ostale
udeležence projektov?
Končni cilji uvedbe projektnega vodenja v podjetje institucijo so:
Prvi sklop (1): tri do štiri srečanja po nekaj ur v mesecu in pol do dveh mesecev
- da je v dveh do treh tednih vodstvo seznanjeno s postopki in pogoji
vodenja projektov in usposobljeno za pripravo razvojnega programa
podjetja (gospodarske družbe) ter sposobno definirati strateške
projekte,
- da ima podjetje v nekaj meseciih pripravljen "Strateški
razvojni program za najmanj pet letno obdobje" (v nadaljevanju : SRP) ,
iz katerega bodo razvidni strateški projekti, ki jih vodstvo podjetja
potrdi,
Drugi sklop (2): šest do osem srečanj po štiri do šest ur v dveh do štirih mesecih
- da za potrebe vodstva podjetja bodoči vodje projektov pripravijo
vsaj t.i. "prve zapise projektov in zagonske načrte" iz Strateškega
razvojnega programa, na podlagi katerih bo vodstvo odločalo o
predlaganih projektih v tekočem in naslednjem leteu,
- da se v podjetju izbere cca. tri do pet zaposlenih, ki bodo
sodelovali v usposabljanju za "vodje bodočih projektov", ki lahko
potekajo takoj po odločitvi vodstva podjetja (tri do štiri mesece po
dogovoru in v dogovorjeni vsebini),
- da iz nabora projektov izberemo najpomembnejše in po
prioriteti najvišje projekte in za njih pripravimo zagonske načrte in ob
tem istočasno usposobimo vse sodelujoče za projektno vodenje,
- da po treh mesecih usposabljanja zagotovimo izvajanje projektov po načrtu iz t.i. "SRP".
Tretji sklop (3): pet do osem srečanj po tri do pet ur v treh mesecih od začetka
- da v roku treh mesecev zagotovimo vzpostavitev projektne pisarne, v
kateri bo zaposleni imel dovolj znanja in veščin za pomoč pri pripravi,
nadziranju in vodenju projektov ter istočasno pripravljali poročila o
stanju na posameznih projektih za vodstvo podjetja,
- da ob koncu vsakega leta za vodstvo podjetja pripravimo poročilo o izvedbi vseh projektov (vsebinsko, finančno),
- da ob koncu vsakega leta na podlagi predloga letnega
poslovanja podjetja pripravimo "Letni načrt poslovanja podjetj" - preko
projektov za naslednje koledarsko leto in načrtujemo kadre, finance in
ostale resurse za izvedbo teh projektov.
Kratek povzetek postopkov uvedbe procesa projektnega vodenja
Pred postopkom: Motivacijski seminar za vodilne v podjetju
Cilj tega seminarja je, da se vodilni v podjetju spoznajo z vsemi
postopki, prednostmi in metodami vodenja projektov ter se seznanijo s
pogoji za uvedbo vodenja projektov.
Postopek 1.0: Priprava strateškega razvojnega programa podjetja za pet let
Rezultat teh delavnic je sprejet "Strateški razvojni program podjetja",
iz katerega bodo razvidni projekti, ki jih mora podjetje izvesti v
določenem obdobju.
Postopek 1.1: Priprava imenovanj za bodoče vodje projektov in začetno usposabljanje
Rezulta tega postoka so imenovani vodje projektov v podjetju in
opravljeno začetno usposabljanje, kjer spoznajo vse postopke vodenja
projektov
Po postopku 1.0 in 1.1: Izvedba t.i. "Strateške konference podjetja"
Cilj strateške konference podjetja je, da vodstvo predstavi razvojno pot
podjetja za naslednjih nekaj let (običajno pet do sedem let) in
zaposlenim prikaže strateške projekte, ki jih morajo pripraviti in
izvesti.
Postopek 2.0: Priprava t.i. "Prvih zapisov" definiranih projektov
Po nekaj delavnicah bodo vodje projektov s pomočjo vodstva pripravili
prve grobe zapise projektov, ki bodo osnova za podrobno načrtovanje
projektov, ki jih bo vodstvo izbralo in zanj naročilo načrte projektov.
Postopek 2.1: Izdelava načrta priprave, izvedbe in primopredaje projektov podjetja
V kolikor ima podjetje več projektov hkrati in omejene resurse za
pripravo in izvedbo projektov, mora načrtovati kdaj se bo kakšen
projekt pripravljal in kdaj izvajal ter oceniti, kdaj morajo biti
projekti končani za primopredajo.
Med postopkom 2.0 in 2.1: Izvedba t.i. "Projektne pripravljalne konference podjetja"
Na projektni pripravljalni konferenci vodstvo podjetja prikaže načrt
projektov za določeno obdobje in opredeli, za katere projekte je
potrebno pripraviti podrobne načrte za izvedbo ter do kdaj morajo biti
projekti izvedeni. Ob tem vodstvo podjetja dodeli mandat projektnim
skupinam, ki morajo začeti s podrobnim načrtovanjem projektov, da ih
bodo lahko kasneje izvedli.
Postopek 3.0: Oblikovanje pogojev za zagotavljanje vodenja projektov
Na podlagi temeljite analize organizacijske sheme podjetja in človeških
resursov je potrebno pred uvedbo sistema vodenja projektov oceniti
možnosti podjetja in opredeliti robne pogoje, ki morajo biti izpolnjeni,
da lahko sistem vodenja projektov resnično zaživi. Vodstvo podjetja
imenuje bodoče skrbnike projektov, ki bodo zagotavljali pogoje za
delovanje sistema vodenja projektov - izvedbo vseh postopkov v podjetju
in okolju.
Postopek 3.1: Izdelava t.i. "Pravilnika o vodenju projektov v podjetju"
Za boljše delo na projektih je potrebno opredeliti pravila, pravice,
odgovornosti in pričakovanja ter motivacijo in stimulacijo vseh
udeležencev pri sistemu vodenja projektov. Vodstvo mora sprejeti
"Pravilnik o vodenju projektov v podjetju" s pripadajočimi obrazci in
dokumenti, na podlagi katerih udeleženci načrtujejo, pripravljajo,
izvajajo in zaključujejo projekte v podjetju.
Postopek 3.2: Zagotovitev organizacijske enote za vodenje projektov - projektne pisarne
V tistih podjetih, kjer imamo več projektov hkrati, je smislena uvedba
organizacijske enote v obliki t.i. projektne pisarne, kjer je dovolj
znanja, ki ga potrebujejo vodje projektov in ostali udeleženci sistema
vodenja projektov. Ta enota zagotavlja uspešno kumuniciranje in podporno
okolje tako navzgor do vodstva, kot navzdol do udeležencev projektov.
Postopek 3.3: Zagotovitev t.i. "Projektnega informacijskega sistema - projektne pisarne"
Primerno in učinkovito vodenje projektov ne gre brez informacijske
podpore celotnemu procesu vodenja projektov, zato mora podjetje vložiti
napor tudi v zagotovitev t.i. "Projektnega informacijskega sistema -
projektne pisarne", dostopne preko intraneta in interneta vsem
udležencem projekta, tudi morebitnim zunanjim izvajalcem, ki so
sodelujejo pri določenih projektih.
Postopek 3.4: Vzpostavitev sistema kompetenc in odločanja v podjetju za projekte
Projekti so ponavadi dobro pripravljeni, vendar imajo v času izvedbe
težave, ki se v največji meri kažejo zaradi predolgega odločanja,
pomanjkljive podpore in nezadostnih pogojev za učinkvovito izvedbo. Ker
projekte delamo ljudje, potrebujemo jasno razmejitev odgovornosti,
odločanja in ukrepanja v primeru odmikov od načrtovanih aktivnosti. Zato
v podjetju poleg "Pravilnika o vodenju projektov" potrebujemo pregleden
sistem kompetenc in utečen sistem odločanja.
Med postopkom: Predstavitev sistema vodenja projektov vodstvu in zaposlenim
Da bodo udeleženci razumeli in spoznali vsa pravila in pogoje procesa
vodenja projektov, jim je potrebno proces podrobno predstaviti in jih
navdušiti zanj. V ta namen vodstvo ponavadi organizira eno dnevno
usposabljanje vseh potencialnih udeležencev, kjer vsak prejme po en
izvod vseh pripravljenih gradiv, jih spozna in lahko z avtorji gradiv
tudi komunicira.
Postopek 4.0: Priprava t.i. "Zagonskih načrtov projektov - pripravljenih na izvedbo"
Najpomembnješi del procesa vodenja projektov je prav zagotovo priprava
zagonskega načrta projekta, v katerem vodja projekta na podlagi že
potrjenih izhodišč in ciljev projekta (iz t.i. Prvega zapisa projekta)
skupaj s projektno skupino podrobno načrtuje samo izvedbo projekta, vse
do zaključka. Pomembno je, da je projekt pripravljen, preden pride do
izvedbe. Zato se v nekaj delavnicah udeleženci najlažje naučijo teh
veščin, če delajo po sistemu "učenje z delom" na konkretnem projektu. Ko
je zagonski načrt projekta pripravljen, je po potrditvi
Med postopkom: Izvedba t.i. "Projektne izvedbene konference podjetja"
Na konferenci vodje projektov predstavijo vodstvu in ostalim vabljenim
podrobne zagonske načrte projektov ter predlagane terminske plane, na
podlagi katerih bi izvedli projekt. če jim vodstvo kot naročnik projekta
potrdi pripravljene projekte, prejmejo mandat za izvedbo projekta. Na
takšnih konferencah se ponavadi narolniki, skrbniki in projektne skupine
pobliže spoznajo s projekti, ki bodo v naslednjem obdobju v izvedbi.
Rezultat konference so podeljena imenovanja za izvedbo proektov.
Postopek 5.0: Izvedba projektov in nadziranje, ukrepanje
Z dnem, ko ima projekt dovoljenje za izvedbo, se začne projekt izvajati
po načrtu, zapisanem v projektu. Vodja projekta začne voditi projekt,
člani projektne skupine pa vsak za svoje področje začnejo delati z
udeleženci projekta (notranjimi iz podjetja na osnovi terminskega načrta
in imenovanja in zunanjimi po pogodbi). Mesečno se projektna skupina
sestaja po potrebi, ob koncu meseca se pripravi vmesno poročilo o
izvedbi, v primeru odmikov pa vodja projekta in skrbnik najdeta rešitev
in jo po potrebi skomunicirata z naročnimom. V času izvedbe na pride
prav računalniška podpora v obliki projektne pisarne, ki nam zagotavlja
horizontalno in vertikalno komuniciranje. Vsak trenutek imamo na
razpolago trenutno stanje projekta. Pogoj je, da vsi udeleženci sproti
vnesejo vse ustrezne podatke na ustrezna mesta. Projekt se izvaja tako
dolgo, dokler niso doseženi vsi načrtovani cilji (objektni in namenski)
in dokler ni dosežen končni cilj projekta, ki se mora opredeliti že na
začetku (pred podrobnim načrtovanjem).
Postopek 6.0: Primopredja in zaključevnaje projektov
Primopredaja se vrši med vodjem projekta in naročnikom. če se naročnik
odloči (največkrat pri razvoju novih izdelkov), da se rezultat projekta
preda skrbniku proizvoda (op.p. product managerju), ki je odgovoren, da
ta izdelek plasira na trg ponudbe in povpraševanja, potem vodja projekta
že pred koncem projekta ponavadi vključi skrbnika proizvoda v projekt,
da imenovani že pred koncem spozna lastnosti tega proizvoda in lahko že
načrtuje trženje in prodajo. Po primopredaji se izvede še postopek
zaključevanja projekta, kar pomeni arhivirati dokumentacijo, napisati
zaključno poročilo, pregledati vse odprte finančne in ostale postavke
projekta in razpustiti projektno skupino, ko je projekt končan.
Uredil in zapisal:
Gregor Hauc, CSPM (IPMA)
|
|
|
 |
|
|
